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領収書をなくした場合の対処法 出金伝票5つのポイント

2021年3月6日

経費として落としたいのに、大事な領収書をなくしてしまった…

個人事業主をしているとこういうことも起こり得ます。

あるいは、そもそも領収書をもらえないケースも存在します。

電車代やバス代などがその代表かもしれません。

そういう時に頼りになるのが出金伝票です。

出金伝票ってなに?

出金伝票ってどうやって書くの?

という方はこの記事を読むことで出金伝票が書けるようになりますので、最後まで読み進めて下さいね。

出金伝票を書くことで領収書がなくても経費として計上することが可能です。

個人事業主が経費にできるものは?経費にするメリットや節税効果について

ただし、なんでもかんでもはダメ、領収書がないと税務調査時などにその金額の証拠がありません。

 

まずは、出金伝票の書き方をみておきましょう。

出金伝票の書き方5つのポイント

まずは出金伝票を用意しましょう。

出金伝票はなんでもよい

出金伝票には厳密な書式は決まっていません。

だから、100均にも売ってるし、ネット上でも無料のテンプレートはたくさんあります。

別に紙じゃなくてもExcelなどで管理しても良いようです。

どちらで保管するかはあなた次第です、私はデータでの保存は不安があるので紙にしています。

出金伝票も領収書同様7年間の保存義務がありますので、その間にデータが飛んでしまう可能性があります。

そんなこと言ったら火事になる可能性だってあるだろう、と言われそうですが、火事になる可能性よりデータが消える可能性の方がずっと高いでしょう?

出金伝票の書き方

では、出金伝票の書き方です、以下の5つのポイントは最低限記載が必要です。

  1.  支払いをした日:いつ支払いをしたのか
  2.  支払先:どこに支払ったのか
  3.  勘定科目:その経費の勘定科目
  4.  摘要:具体的な情報
  5.  金額:支払った金額

③の勘定科目は記載がなくても良いようですが、どうせ経費として処理するのであれば記載しておいた方が良いと思います。

支払先とは、例えばJR西日本とか阪急電車とかです。

摘要は可能な限り具体的に記載しておくことをお勧めします。

たとえば、○○商事へ商談のため、とか。

そして、その商談時のプレゼン資料なども添付しておくとより信憑性が増しますね。

とにかく、通常あるべき領収書がないというのは疑われるのです。

手書きのメモでも良いです、その経費が何のために必要だったのか、聞かれたら応えることができるようにしておきましょう。

出金伝票を使うケース

他にも出金伝票を活用するケースが存在します。

よくあるケースとしては

  • 自動販売機で購入したドリンク
  • 割り勘で支払うことになったコーヒー代
  • ご祝儀やご香典など
  • 領収書を紛失してしまったとき

などが挙げられます。

基本的には接待交際費が多いかもしれません。

領収書がなくても経費にできる、一見便利な出金伝票ですが、むやみやたらに多用せず、可能な限り領収書を保管しておきましょう。

出金伝票の仕訳

出金伝票を作成後は記帳をします。

だいたい現金のことが多いと思います。

〇月△日 借方 旅費交通費 500円 / 貸方 現金 500円 摘要 ○○商事へ商談のため

摘要はきちんと書いておかないと、まず忘れてしまいます。

必ずなるべく具体的に記載するようにしましょう。

まとめ

領収書が無い場合の出金伝票について記載しました。

これで出金伝票が理解できて、業務で活用することができますね。

書き方の5つのポイントを忘れずに!

この出金伝票、何の費用ですか?

と聞かれたらいつでも応えられるようにしておきましょう。

最後までお読みいただきありがとうございました。

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