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脱ハンコはまず社内から!電子署名のメリットと方法

2021年4月16日

テレワークの推進の1つの障壁となっているのがハンコ文化です。

『ハンコを押すために出勤しないといけない』

これは事務方の職種にとってはまさに頭を悩ませる課題であり、テレワーク化の足かせとなっています。

脱ハンコといっても様々ですが、まずは社内での脱ハンコが一番取り組みやすいでしょう。

ここでは、社内で脱ハンコするために必要なものや考え方についてまとめておりますので、社内で脱ハンコを検討されている方は最後までお読みください。

社内での脱ハンコのメリットとその方法

会社においてはこういうことが良く起こります。

実際の紙だと回す際に持っていく手間がかかったり、持って行ったはいいけど決裁者が不在で何度も往復しないといけなかったり…

また、決裁者である部長や社長も大量の種類が溜まってしまう事も多々…

そして、事後の書類の保管業務も雑務の1つであり、事務方も頭を悩ませます。

このように、脱ハンコどうこうの前にそもそも紙媒体で行う仕事と言うのは多くの会社員に負担をかけています。

脱ハンコと言っても、ハンコの代わりに何か新しいシステムの導入が必要になります。

その際に、電子ハンコという方法もありますが、こちらは信用性に欠きます。

誰が押したのかわかりません。

例え社内であっても、ハンコ以下の信用性のシステムの導入は望ましくありません。

ハンコとしての機能をさらに高めるには、誰が押したのかわかる証拠が必要です。

そこで登場するのが電子署名システムです。

電子署名のメリットは主に以下の3点です。

1.ペーパーレス化によるコストカット
紙代、インク代、封筒代、ハンコ代すべてかかりません。

会社にも環境にも優しいため、対外的にもアピールできます。

2.業務効率の改善
電子署名システムによっては書類作成~署名、保管まですべて一元管理可能。

パソコンで操作完了、自動的に次の署名者に回るので非常に効率的です。

3.コンプライアンスの向上
ワークフローを整えれば改ざん、紛失、漏れの心配不要。

公開鍵暗号方式やタイムスタンプ機能などにより、第三者による改ざんや署名はほぼ不可能と言えます。

少なくても、紙媒体よりはセキュリティが高いことはまちがいありません。

先ほどの例で言うと、誰に回すかは考える必要がなくなります。
(事前にワークフローの登録は必要です)

また、本人を探す手間も不要です。

決裁者においては毎日デスクに山積みにされる書類がなくなり、ストレスが大幅に軽減します。

書類の保管もサーバーで解決するので頭を悩ます必要がありません。

業務効率の改善、ストレスの軽減、保管スペースの削減とメリットが多いため、脱ハンコと合わせて電子署名の導入が人気です。

脱ハンコのデメリット

脱ハンコのデメリットは、今までのワークフローを変更しないといけないこと、コストがかかることが考えられます。

ワークフローの変更は確かに必要です、最初に少し手間はかかります。

しかし、先ほどのメリットと天秤をかけてみればどちらが良いか分かると思います。

事実、東北大学では学内での押印を完全に廃止することを決め、年間8万時間の作業削減を見込んでいるとされています。

(引用元:https://www.asahi.com/articles/ASN5X7WFFN5XUNHB004.html

8万時間は約3333日、9.1年分の作業の削減ということになります。

結果的に人的コストも大幅にカットできると思いませんか?

もう一つのデメリットとしてはコストがかかることでしょう。

先ほどの東北大学のように、多少のコストは凌駕できるコストカットが見込まれるのですが、やはり月々のランニングコストはかけたくないという企業が多いでしょう。

そこで、オススメなのが『みんなの電子署名』です。

こちら、なんと1年間は完全無料、2年目以降も書類の保管料1枚10円/月がかかるのみという衝撃の価格設定となっています。

もちろんワークフローの設定もできますし、何人登録しても無料です。

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社内での脱ハンコまとめ

脱ハンコは社内であれば足並みをそろえて取り組むことができます。

手間がかかることは事実ですが、その後のメリットの方が大きいと考えられる企業はぜひ積極的に取り組むことをオススメします。

社会の流れが脱ハンコであることは間違いありません、これは環境保全の観点からもそうあるべきです。

無駄な書類はカットして、経営にも環境にも優しい会社を目指しましょう。

最後までお読み頂きありがとうございました。

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