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電子署名のメリットは脱ハンコ!業務を大幅に効率化する方法

コロナによるテレワークの普及により、電子署名は急速に拡大しています。

今でも、1人は出社して書類業務をしなければいけないという会社が多いようです。

「ハンコを押すために出社しました」

これは、コロナ禍においては命がけでハンコを押しているとも受け取られ、ネット上でも波紋を呼びました。

この記事を読んだ方が良い人

  • 脱ハンコのメリット・デメリットを知りたい
  • 電子署名の導入を検討している
  • 業務効率を改善したい

電子署名を導入すれば、ハンコを押すために出社する必要はなくなります。

ここでは電子署名のメリットを有効活用して大幅に業務効率を改善する方法をご紹介します。

電子署名のメリット|脱ハンコによる業務改善

すべての書類を電子署名にすることは難しいかもしれませんし、特に重要な契約の場合は今まで通りハンコで行うのも良いと思います。

システムが進化したとはいえ、今までの信頼関係もありますから、なんでもかんでも電子化がよいとは限りませんので、あなたの会社でのベストを検討してください。

電子署名のメリットの一つがハンコがいらなくなること。

脱ハンコが進む中、今後はビジネスにおいて必須のツールとなる可能性があります。

ハンコがいらなくなることで以下のメリットがあります。

生産性の向上 電子署名のメリットその1

ハンコありきの今までの文化では何かにつけてハンコが必要であり、業務を煩雑にしていました。

こんなハンコ必要か?

と思うものであっても、わざわざ上司の空いている時間を見計らってハンコをもらいに行くという、極めて非効率な業務がなくなります。

業務の無駄が省けるということは、その他の注力すべき業務に避ける時間が増えるため生産性が向上します。

コスト削減 電子署名のメリットその2

入社した社員全員にハンコを配布している会社は少なくありません。

それだけでもかなりのコストです。

また、ハンコがあるということは紙があるということ。

電子署名のメリットにもつながりますが、紙がいらなくなる、つまりペーパーレスによって紙のコスト削減と同時に環境保全にもつながります。

経費削減!というより、地球にやさしい会社になる、と言った方が好印象かもしれませんね。

もう一つ、電子署名は印紙税が不要ですので、印紙税を多く支払っている企業であればコストカットになります。

セキュリティの強化 電子署名のメリットその3

脱ハンコで良く言われるのが、

ハンコがなくても信用できるのか?

ということです。

良く考えてみて下さい、ハンコがあれば信用できるという慣習の方がセキュリティが甘いと思いませんか?

割印など、慣習的に信用を高める方法をとってきていますが、実は捺印自体には法的な価値はありません。

捺印するという行為が『本人の意思を示すもの』として扱われているから書類にハンコをおしているのです。

間違いなく言えることは、電子署名の方がセキュリティがしっかりしているということです。

テレワークの促進 電子署名のメリットその4

テレワークにおいてハンコは大きなボトルネックになります。

2020年の新型コロナウイルスの感染拡大でやむを得ず急速に拡大したテレワークですが、今後もこの流れは続くと予想されています。

事実、大手企業が都心からオフィスを引き払っています。

脱ハンコの流れとマッチしているテレワークを推進するためにも、ハンコからの脱却が求められます。

電子署名のデメリット|ワークフローの改善

まず、電子署名にしてはいけないものも存在します。

不動産の賃貸借契約書や重要事項説明書

投資信託契約の約款

などは、書面にして残すことが法律で義務付けられています。

法的に義務付けられている書類は今まで通りハンコで契約するしかありません。

もう一つデメリットとしては、特に社内稟議などで新しいワークフローを作る必要があることです。

まったくもってイチから作り直す必要はありませんが、今までのようにハンコを押す順番で書類を回していた業務を電子化することになります。

電子署名ツールによってはワークフローを設定することができるものがあります。

第一署名者が署名したら第二署名者に連絡がいくような仕組みを作ることができるので、そこまで手間ではありません。

そうは言っても社内規定を変える必要があるので、そこはひと手間かかりますが、その後に得られる業務改善のメリットを考えると導入の価値は十分にあると思います。

コジカツでは「みんなの電子署名」を使っています。

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電子署名のメリット・デメリットまとめ

電子署名にすることは脱ハンコの動きと基本的に連動してきます。

重い腰を上げて脱ハンコ(=電子署名の導入)をすることで、業務の大幅な効率化につながります。

そう遠くない将来、大半の企業は電子署名に踏み切ると思います。

電子署名の導入のデメリットで良く言われることに、取引先のやり方に従わなければいけない、ということがあります。

取引先が軒並み電子署名にしたら、むしろ下請けは電子署名にせざるを得なくなります。

大きな企業こそ電子署名化のメリットが大きいので、この流れは止まらないでしょう。

最後までお読み頂きありがとうございました。

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