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ペーパーレス化のメリットとは?『with コロナ』時代の働き方改革

2021年4月18日

新型コロナウィルス感染拡大以前から叫ばれていたペーパーレス。

リモートワークが広がる中でさらに必要性が高まっていることは疑う余地はありません。

個人事業主やフリーランスはフットワークが軽いため比較的簡単に踏み切ることができるでしょう。

しかし、大きな企業においては今までの慣習があるため、容易にペーパーレス化に踏み切ることができないようです。

ここでは、新しい働き方と合わせてペーパーレス化のメリットをお伝えします。

最後までお読み頂き、ペーパーレス化のきっかけにして頂ければと思います。

ペーパーレス化のメリット|業務の効率化

意外に思うかもしれませんが、業務の効率化が第一なんですよね。

日本は菅内閣総理大臣が2050年までにカーボンニュートラル、脱炭素社会を目指すことを表明しています。

このようないわゆる自然保護の観点からもペーパーレス化は大事ですが、企業にとっては業務の効率化を優先するべきです。

ペーパーレスがもたらす業務改善はたくさんあります。

例えば、文書の保管が不要になること。

議事録、見積書、発注書、請求書などなど、毎日膨大な文書が発生します。

これらは誰かが決められた保管場所に保管しているはずです。

その事務作業だけでも年間にすると相当な時間になりますし、保管場所自体がなくなればオフィスのスペースを有効活用できます。

また、何月何日の文書が見たいと思ったら電子化していれば検索機能ですぐに検索できますが、紙媒体だと保管庫まで行って探し回らないといけません。

人事異動がある度に文書の保管・管理方法を伝達する手間も省けますし、電子化すれば社員全員がパソコンから見ることができるようになります。

このように、時間の効率化という面で業務改善効果は計り知れません。

ペーパーレス化のメリット|コスト削減

紙代はもちろん、インク代や保管に必要な備品代、スペース代が削減できます。

1つの会議に何十人も参加し、1人1人に印刷して資料を配布すると1回で結構な枚数になります。

実際、多くの企業や地方自治体がペーパーレス化に取り組み、大きな成果を出している事例がたくさんあります。

そして何より最大のコスト削減は人件費です。

これは本当にバカにならなくて、もし1人分の仕事を減らすことができれば年間で数百万円のコスト削減になります。

ペーパーレス化のデメリット|導入コスト

最後にデメリットについても触れておきます。

経営層が理解を示さないなどもありますが、一番大きな参入障壁は導入コストです。

ペーパーレス化するということは、代わりの媒体が必要です。

会議であれば、プロジェクターやスクリーンなどが必要ですし、タブレットを人数分用意するということもあるでしょう。

ペーパーレス化の成果が出る前にかかるコストなので、導入をためらいがちですが、

人件費、印刷代、保管費などと比較検討してペーパーレス化に取り組むかどうかを考えて下さい。

初年度は経費が上回る可能性はありますが、中長期的に経営を考えればメリットが上回ることが多いのではないでしょうか?

ペーパーレス化のもう一つのデメリットとしてセキュリティの問題があります。

ハンコや署名ができなくなる中でどのようにして文書の信頼性を保持するのかが課題となります。

そんな時に役に立つのが電子署名ツールです。

すでに多くの企業が電子署名ツールを提供しています。

ランニングコストがかかるものから文書の保管代金のみのものまで多岐に渡ります、あなたの企業において最もコスパの良いツールを選びましょう。

コジカツでは「みんなの電子署名」を使っています。

個人事業主でもすぐに始められるみんなの電子署名とは?

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ペーパーレス化のメリットまとめ

ペーパーレス化のメリットとともにデメリットも明示しました。

何より、社会が脱ハンコや脱炭素の方向に動いているという社会背景があります。

まずは社内で始められる小さなペーパーレス化から始めてみてはいかがでしょうか?

最後までお読み頂きありがとうございました。

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